Vrijwilligersplatform: tentoonstelling organiseren
Maak een lijst met contactpersonen (partners en instellingen).
Maak een overzicht van het aantal kunstenaars/exposanten.
Maak een draaiboek
- overzicht benodigdheden
- overzicht contactgegevens toeleveranciers
- overzicht kunstenaars
- plattegronden
- overzicht opbouw en afbouw (wie doet wat)
- overzicht per uur en per dag (dagindeling)
Voorzie een budget
Onkosten zoals:
- huur tijdelijke locatie (ook opbouw/afbouw)
- schoonmaak (voor/tijdens/na afloop)
- parkeerkosten
- huur en vervoer van materialen
- amusement bij opening van het evenement (hou rekening met SABAM)
- sprekers (vergoeding/cadeau/bloemen)
- bewegwijzering (buiten)
- technische voorzieningen (stroom)
- medische voorzieningen (EHBO)
- drukwerk
- promotiekosten
- versturen van uitnodigingen
- verzekeringen (materialen/personen)
- vergunningen
Inkomsten zoals:
- subsidies
- verkoop van dranken
- inkomgelden
Voer promotie
- Maak een communicatieplan.
- Maak flyers om uit te delen of ergens te leggen / een affiche om op te hangen.
- Stuur brieven of e-mails naar de leden.
- Heb je een e-zine? Neem de activiteit erin op.
- Laat het opnemen in publicaties van je gewest, bv. seniorenkrant of e-zines.
- Publiceer op de website van Linx+.
- Publiceer op sociale media. Maak een event op Facebook.
- Publiceer op UitinVlaanderen.be (Linx+ heeft hierop een account).
- Stuur een persbericht naar de lokale persmedewerkers.
- Zorg er steeds voor dat de promo aantrekkelijk is voor de doelgroep (werk met beelden).
- Voorzie steeds een praktisch luik met duidelijke info: wat, waar, wanneer, hoe en voor wie? Vermeld waar men kan inschrijven en hoe men kan betalen.
