Vrijwilligersplatform – lezing of boekvoorstelling organiseren

Stap 1. Leg het concept vast

  • Hoe gaan we de voorstelling inplannen?
  • Hoe laat start en eindigt de voorstelling ?
  • Hebben we een inleider of een moderator nodig? Wat is de kostprijs?
  • Doen we een nabespreking met het publiek?
  • Doen we vooraf of achteraf een receptie of bieden we een drankje aan (water, koffie)?
  • Wie gaat de evt. receptie doen? Wat is de kostprijs?
  • Hebben we bonnetjes nodig? Welke prijs vragen we per bonnetje?
  • Vragen we een algemene inkom?
  • Werken we met inschrijvingen?
  • Kunnen we partners aanspreken om dit samen te organiseren, bv. een boekhandel?

Stap 2. Maak een afspraak met de spreker of schrijver van het boek

  • Licht het concept toe.
  • Leg een datum vast.
  • Vraag naar een vergoeding of andere condities (huursom / transportkosten / …)

Stap 3. Zoek een een zaal 

  • Is de akoestiek geschikt?
  • Is een microfoon of geluidsinstallatie nodig?
  • Is een beamer of projectie mogelijk?
  • Is er een keuken of aparte ruimte voor de receptie?
  • Zijn er voldoende tafels en stoelen?
  • Is er een podiumpje voor de spreker of zetten we die in een zetel?
  • Is er een wc?
  • Welke afspraken zijn er rond poetsen?
  • Wat kost de huur van de zaal?

Stap 4. Maak promotie

  • Maak een communicatieplan.
  • Maak flyers om uit te delen of ergens te leggen / een affiche om op te hangen.
  • Stuur brieven of e-mails naar de leden.
  • Heb je een e-zine? Neem de activiteit erin op.
  • Laat het opnemen in publicaties van je gewest, bv. seniorenkrant of e-zines.
  • Publiceer op de website van Linx+.
  • Publiceer op sociale media. Maak een event op Facebook.
  • Publiceer op UitinVlaanderen.be (Linx+ heeft hierop een account).
  • Stuur een persbericht naar de lokale persmedewerkers. 
  • Zorg er steeds voor dat de promo aantrekkelijk is voor de doelgroep (werk met beelden).
  • Voorzie steeds een praktisch luik met duidelijke info: wat, waar, wanneer, hoe en voor wie? Vermeld waar men kan inschrijven en hoe men kan betalen. 
  • Maak duidelijke afspraken wie wat gaat doen. Vermijd dat al het werk bij één persoon terechtkomt.

Stap 5. De boekvoorstelling 

  • Maak vooraf goede afspraken over wie wat doet.
  • Werk eventueel met een draaiboek.
  • Wie ontvangt de spreker en de moderator?
  • Wie ontvangt de deelnemers? Zijn er inschrijvingslijsten?
  • Wie doet het welkomstwoordje?
  • Wie neemt er foto’s?

Stap 6. Nazorg

Stap 7. Maak een evaluatie 

  • Welke feedback kreeg je van de deelnemers?
  • Welke feedback kreeg je van andere betrokkenen?
  • Welke verbeterpunten zie je?