Stap 1. Plannen
- Verzamel alle ideeën en mogelijkheden (Tip om ideeën op te doen: kijk eens naar het uitstappenaanbod van autocarbedrijven).
- Bepaal het budget (prijzen – offertes opvragen).
- Voorzie enkele voorstellen.
Stap 2. Beslissen
- Bespreek de voorstellen met de inrichters of organisatoren (bestuur van een afdeling, medewerkers, verantwoordelijken…).
- Neem een beslissing.
- Communiceer de beslissing zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn.
Eens er een beslissing is, kan de praktische voorbereiding starten.
Stap 3. Maak de reservaties
- Vervoer: autocar, trein-, tram-, bus- of metroticket.
- Bezoek de locaties. Leg eventueel gidsen vast.
- Voorzie een koffiestap of maaktijden bij een lange rit.
- Werk een tijdsschema uit.
Stap 4. Voer promotie
- Maak flyers om uit te delen of ergens te leggen / een affiche om op te hangen.
- Stuur brieven of e-mails naar de leden.
- Heb je een e-zine? Neem de activiteit erin op.
- Laat het opnemen in publicaties van je gewest, bv. seniorenkrant of e-zines.
- Publiceer op de website van Linx+.
- Publiceer op sociale media. Maak een event op Facebook.
- Publiceer op UitinVlaanderen.be (Linx+ heeft hierop een account).
- Stuur een persbericht naar de lokale persmedewerkers.
- Zorg er steeds voor dat de promo aantrekkelijk is voor de doelgroep (werk met beelden).
- Voorzie steeds een praktisch luik met duidelijke info: wat, waar, wanneer, hoe en voor wie? Vermeld waar men kan inschrijven en hoe men kan betalen.
Stap 5. Voor het vertrek
- Voorzie een lijst van de ingeschreven deelnemers.
- Bij busuitstappen: hang affiches met de naam van de organisator op in de bus (alsook naam busfirma).
Stap 6. De dag van de uitstap
- Voorzie opvang van de deelnemers bij vertrek.
- Heet de deelnemers welkom en check de aanwezigen aan de hand van een deelnemerslijst.
- Bij seniorengroepen zorg je best voor begeleiding bij het op- en uitstappen van de bus.
- Overloop het programma van de uitstap tijdens de rit.
- Maak duidelijke afspraken (zeker over de timing! bij bezoeken, vrije tijd, … enz).
- Voorzie een plattegrond van de te bezoeken locaties (eventueel met wat meer info).
- Bezorg de deelnemers een telefoonnummer van de begeleiding waar ze terecht kunnen als er zich een probleem voordoet.
- Wissel telefoonnummers uit met de buschauffeur.
- Bij gereserveerde bezoeken/gidsen gaat de begeleiding eerst langs het onthaal om alles te regelen zodat de ganse groep deelnemers niet moet staan wachten.
- Bij grote groepen is het best dat de begeleiding bij opstappen de deelnemers opnieuw telt.
- Evaluatie: de begeleiding kan informeel polsen bij de deelnemers of je kan een eenvoudig evaluatieformulier voorzien.
- Neem voldoende foto’s of filmpjes (of beiden).
- Bedank de deelnemers voor hun deelname en kondig eventueel een volgende activiteit aan.
Stap 7. Nazorg
- Administratie: betaal de facturen.
- Maak een verslag met foto’s die kan je gebruiken in bv. de Linx+ Nieuwsbrief voor vrijwilligers of een andere publicatie.
Stap 8. Maak een evaluatie
- Welke feedback kreeg je van de deelnemers?
- Welke feedback kreeg je van andere betrokkenen?
- Welke verbeterpunten zie je?