Voorbeeld: Organisatie van een hutsepot-avond
- Datum vastleggen
- Prijs kaarten (tickets) en keuze menu vastleggen
- Zaal vastleggen
- Traiteur vastleggen – menu bespreken
- Brouwer contacteren en vastleggen huur materiaal (frigo, glazen, plateau’s)
- Contract opmaken huur tafels en stoelen
- Flyers en publiciteit aanmaken
- Kaarten (tickets) drukken en verkopen
- Drankkaarten en dranklijsten klaarmaken
De dag voordien
- Frigo’s vullen
- Kleine aankopen borrelnootjes, servetten, tafelpapier enz.
- Tafels dekken / versieren
- Taken verdelen: garçons – toog – opscheppen eten – afruimen enz.
- Kas voorzien van wisselgeld
De dag zelf
- Zorgen voor zachte aangename muziek (SABAM!)
Opmaken kosten balans
- Huur zaal
- Evt. huur tafel, stoelen
- Evt. huur eetservies (glazen, borden, bestek)
- Factuur traiteur
- Factuur brouwer
- Onkosten eigen aankopen, zoals decoratie (tafelaankleding, servetten…)
- SABAM
Opmaken inkomsten balans
- Inkomsten verkoop kaarten (tickets)
- Inkomsten drankverkoop
Opmaken kosten baten balans = winst
- Kosten aftrekken van de inkomsten = winst
Vergeet niet de vrijwilligers te bedanken 🙂
