Allereerst stel je de vraag ‘waarom wil ik een samenwerking aangaan’?
- Vernieuwing van activiteitenaanbod
- Uitbreiding netwerk, kennis, expertise
- Vergroten doelgroep
- Vergroten bekendheid
- Kosten drukken/delen
- …
Stel je de vraag ‘met wie wil ik een samenwerking aangaan’?
- Nieuwe of bestaande samenwerking?
- Waarom met hen samenwerken?
- Organisatie die dezelfde missie en visie nastreven
- Aanvulling op eigen missie en visie
- Geen samenwerking met organisaties met tegenovergestelde missie/visie
- Ze hebben een groot/ander publiek
- Het is een vergelijkbare organisatie als die van jezelf zowel in grootte als in waarden en normen
- Bron van innovatie
- …
Wat is het doel van de samenwerking?
Wanneer gaan we een samenwerking aan?
Zijn we zelf vragende partij voor de samenwerking of werden we gevraagd?
Bovenstaande oefeningen worden best intern uitgevoerd, zodat iedereen (bestuur alsook vrijwilligers) op eenzelfde lijn zitten. Als slechts een paar mensen een samenwerking willen, maar de achterban staat hier weigerachtig over, dan stel je best de vraag of de samenwerking het risico waard is.
Praktische vragen die je moet stellen voor je een samenwerking aangaat:
- Voldoende tijd?
- Voldoende helpende handen?
- Budget?
- Zal de samenwerking het beste resultaat vormen voor deze activiteit of dit project?
- Hoe is de verhouding tussen de samenwerkende partijen? (rolverdeling)
Soorten samenwerking:
- Korte & eenmalig: een activiteit
- Lang & eenmalig: een volledig project
- Meervoudige samenwerking: terugkerende activiteiten, verschillende fasen binnen project…
- …
Een samenwerking aangaan moet een weloverwogen beslissing zijn. De samenwerking biedt een meerwaarde voor alle partijen. Goede afspraken maken goede vrienden. Belang van basisafspraken, zowel intern als extern, moeten conflicten vermijden. Nadat je 100% zeker bent dat je voor een bepaalde activiteit een samenwerking wil aangaan, spreek je de nodige mensen aan.
Stapsgewijs een samenwerking aangaan:
1. Verkennen
Je nodigt hen uit voor een gesprek. Stel je project voor alsook de intenties van een mogelijke samenwerking. Communiceer eerlijk en open zodat alle partijen weten waarover het gaat. De eerste gesprekken moeten een analyse maken van ieders belang.
2. Delen
Bespreek de gezamenlijke ambities en doelstellingen.
- Wat willen de partijen bereiken met de samenwerking?
- Wat zijn de verwachtingen naar elkaar?
- Wordt het een 50-50% samenwerking, of gaat het eerder naar een samenwerking waar jij alles uitvoert en de partner ondersteunt waar nodig?
3. Overeenkomen
Zet de doelstellingen en de verstandsverhoudingen om naar duidelijke afspraken.
4. Uitvoeren
Evalueer zowel tijdens als na de samenwerking. De PDCA-cirkel is hiervoor een goede tool.
PDCA staat voor Plan Do Check Act:
- Plan: doelstelling, doelgroep, missie en visie van huidige activiteit + waar willen we naartoe, hoe gaan we voor verandering gaan?
- Do: uitvoeren van het plan
- Check: nakijken of de uitvoering van het plan strookt met de nieuwe doelstelling etc.
- Act: niet het gewenste resultaat? Plan opnieuw en voer de do en check opnieuw uit.
Ook deze vragen zijn nuttig:
- Loopt het proces zoals gepland?
- Waar moeten/kunnen we bijsturen?
- Moet de samenwerking eventueel stopgezet worden?
- Hebben de betrokken organisaties nog steeds hetzelfde doel voor ogen?
Bekijk ook: Voorbeeld van samenwerkingspartners
