Vrijwilligersplatform: online samenwerking via Google Drive
Online samenwerken en bestanden delen via Google Drive
Als jij en je bestuursleden of vrijwilligers al wat overweg kunnen met de computer, kan het handig zijn om inschrijvingen, foto’s van activiteiten of verslagen op één digitale plek te bewaren.
Op die manier kun je snel en makkelijk info delen met de andere (bestuurs)leden of vrijwilligers zonder dat alles geprint of gemaild moet worden.
Alles op één plek, altijd bereikbaar
Google Drive kun je gebruiken als je een gmail-account hebt. Het grote voordeel van Google Drive is dat je werkt “in de cloud”, in plaats van dat je bestanden op je eigen computer staan, zijn ze altijd via het internet bereikbaar voor jou en iedereen met wie je de bestanden deelt. Daardoor kun je altijd en overal bij je documenten en is het mogelijk om met meerdere personen tegelijk in een document te werken. Je werkt altijd in hetzelfde document en ziet dus dezelfde informatie.
Verschillende soorten handige documenten
Google Drive werkt het beste in combinatie met internetbrowser Google Chrome. Je kunt gewoon bestanden vanaf je harde schijf uploaden in Google Drive via “+nieuw” of door middel van verschillende apps die ingebouwd zijn:
- Google Docs – voor teksten zoals vergaderverslagen
- Google Sheets – gegevensbestanden zoals in excel, voor bv registraties of inschrijvingen
- Google Presentaties – presentaties zoals PowerPoint
- Google Formulieren – handig als inschrijvingsformulier of vragenlijst
Een document of een map met foto’s delen
Het delen van bestanden gaat heel eenvoudig. Via Delen (het popje met het plustekentje), kun je anderen eenvoudig toegang verlenen door het invullen van hun e-mailadres. Je kunt hier ook een bericht bijvoegen. Het gedeelde bestand is bij de gedeelde persoon zichtbaar bij ‘Gedeeld met mij’ in diens Drive-structuur.
Je kunt ook standaard instellen dat iedereen in je afdeling of bepaalde personen alle bestanden of bepaalde mappen kunnen zien. Je kunt ook groepen aanmaken en zo per rol in jouw afdeling documenten delen (bestuur – leden – vrijwilligers). Op die manier zijn documenten en mappen automatisch gedeeld met een nieuw lid dat later aan die groep wordt toegevoegd. Je kunt ook bestanden delen met personen buiten je organisatie. Die persoon moet dan wel een Google-account (Gmail) hebben of een koppeling daarmee.
Een gedetailleerde handleiding om te leren werken met Google Drive vind je hier. Het hoofdstuk om bestanden te delen en online samen te werken vind je via deze link.