Lezing of boekvoorstelling organiseren

Stap 1. Leg het concept vast

  • Hoe gaan we de voorstelling inplannen?
  • Hoe laat start en eindigt de voorstelling ?
  • Hebben we een inleider of een moderator nodig? Wat is de kostprijs?
  • Doen we een nabespreking met het publiek?
  • Doen we vooraf of achteraf een receptie of bieden we een drankje aan (water, koffie)?
  • Wie gaat de evt. receptie doen? Wat is de kostprijs?
  • Hebben we bonnetjes nodig? Welke prijs vragen we per bonnetje?
  • Vragen we een algemene inkom?
  • Werken we met inschrijvingen?
  • Kunnen we partners aanspreken om dit samen te organiseren, bv. een boekhandel?

Stap 2. Maak een afspraak met de spreker of schrijver van het boek

Stap 3. Zoek een een zaal 

  • Is de akoestiek geschikt?
  • Is een microfoon of geluidsinstallatie nodig?
  • Is een beamer of projectie mogelijk?
  • Is er een keuken of aparte ruimte voor de receptie?
  • Zijn er voldoende tafels en stoelen?
  • Is er een podiumpje voor de spreker of zetten we die in een zetel?
  • Is er een wc?
  • Welke afspraken zijn er rond poetsen?
  • Wat kost de huur van de zaal?

Stap 4. Maak promotie

  • Maak een communicatieplan.
  • Maak flyers om uit te delen of ergens te leggen / een affiche om op te hangen.
  • Stuur brieven of e-mails naar de leden.
  • Heb je een e-zine? Neem de activiteit erin op.
  • Laat het opnemen in publicaties van je gewest, bv. seniorenkrant of e-zines.
  • Publiceer op de website van Linx+.
  • Publiceer op sociale media. Maak een event op Facebook.
  • Publiceer op UitinVlaanderen.be (Linx+ heeft hierop een account).
  • Stuur een persbericht naar de lokale persmedewerkers. 
  • Zorg er steeds voor dat de promo aantrekkelijk is voor de doelgroep (werk met beelden).
  • Voorzie steeds een praktisch luik met duidelijke info: wat, waar, wanneer, hoe en voor wie? Vermeld waar men kan inschrijven en hoe men kan betalen. 
  • Maak duidelijke afspraken wie wat gaat doen. Vermijd dat al het werk bij één persoon terechtkomt.

Stap 5. De boekvoorstelling 

  • Maak vooraf goede afspraken over wie wat doet.
  • Werk eventueel met een draaiboek.
  • Wie ontvangt de spreker en de moderator?
  • Wie ontvangt de deelnemers? Zijn er inschrijvingslijsten?
  • Wie doet het welkomstwoordje?
  • Wie neemt er foto’s?

Stap 6. Nazorg

  • Administratie: betaal tijdig alle facturen.
  • Maak een verslag met foto’s die kan je gebruiken in bijvoorbeeld het Linxuit magazine of een andere publicatie, zoals een Facebookpost.

Stap 7. Maak een evaluatie 

  • Welke feedback kreeg je van de deelnemers?
  • Welke feedback kreeg je van andere betrokkenen?
  • Welke verbeterpunten zie je?